Wir sind aufrichtig und ehrlich. Wir folgen den Gesetzen und handeln nach ethischen Grundsätzen. Wir kommen unseren Verpflichtungen nach und übernehmen persönlich Verantwortung für unser Handeln.
Wir sind aufgeschlossen für neue Ideen und Veränderungen. Wir sind ehrlich im Umgang miteinander und tauschen unser Wissen und unsere Erfahrungen miteinander aus.
Wir gehen fair und anständig miteinander um. Wir vertrauen unseren Kollegen und verhalten uns selbst vertrauenswürdig.
Wir handeln nach unseren Überzeugungen. Unsere gemeinsamen Werte haben Vorrang vor Eigeninteressen. Wir tun und sagen das, was wir für richtig halten, und fördern konstruktive Kritik.
Wir zeigen Verantwortung für unsere Kollegen, Kunden und Lieferanten sowie für unsere Umwelt und die Gesellschaft, in der wir leben und arbeiten. Dort wo wir tätig sind, wollen wir die Lebensqualität verbessern. Dabei haben wir das Ziel, eine nachhaltig gesunde und sichere Umwelt zu schaffen. Wir nehmen Rücksicht auf die Bedürfnisse der heutigen Generation. In gleichem Maße nehmen wir unsere Verantwortung für künftige Generationen wahr.
Unser Verhaltenskodex
Unser Verhaltenskodex konkretisiert unsere Werte und leitet aus ihnen Grundsätze für unser aller Verhalten ab.
Der Thüringer Netkom Verhaltenskodex:
I. Geltung des Verhaltenskodex
Der Verhaltenskodex der Thüringer Netkom gilt für die Thüringer Netkom GmbH. Soweit gesetzliche Vorgaben im Einzelfall strengere Regelungen als die hier niedergelegten Grundsätze enthalten, so gehen diese vor.
Der Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter1 der Thüringer Netkom einschließlich der Mitglieder des Vorstands und aller sonstigen Führungskräfte. Die Mitglieder des Vorstands und alle sonstigen Führungskräfte trifft auch hinsichtlich der Beachtung des Verhaltenskodex eine Vorbildfunktion. Sie sind gehalten, auf seine Einhaltung in ihrem Verantwortungsbereich hinzuwirken. Etwaige die Mitglieder des Vorstands und sonstige Führungskräfte betreffende zusätzliche Zustimmungsvorbehalte zugunsten von Aufsichtsräten sowie deren Ausschüssen und Repräsentanten werden durch den Verhaltenskodex nicht berührt. Verstöße gegen den Verhaltenskodex werden nicht hingenommen. Bei der Bewertung des Verhaltens von Vorstandsmitgliedern und sonstigen Führungskräften gelten besonders strenge Maßstäbe.
II. Allgemeine Verhaltensanforderungen
1. Gesetzestreues Verhalten
Integrität und rechtmäßiges Verhalten bestimmen unser Handeln. Die Beachtung von Gesetz und Recht ist für die Thüringer Netkom oberstes Gebot. Jeder Mitarbeiter hat die rechtlichen Vorschriften zu beachten, die für seine Tätigkeit von Bedeutung sind. Jeder Mitarbeiter hat sich daher eigenverantwortlich darüber zu informieren, welche Rechtsvorschriften für seine Tätigkeit zu beachten sind. Die Thüringer Netkom wird alles Notwendige veranlassen, um die Mitarbeiter dabei zu unterstützen und geeignete Schulungen und Informationen zur Verfügung zu stellen.
2. Mitverantwortung für die Reputation der Thüringer Netkom
Das Ansehen der Thüringer Netkom in der Öffentlichkeit wird wesentlich mitbestimmt vom Verhalten und Auftreten der Mitarbeiter. Daher ist jeder Mitarbeiter bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben gehalten, die Auswirkungen seines Handelns auf die Reputation der Thüringer Netkom zu beachten. Bei privaten Meinungsäußerungen in der Öffentlichkeit soll sich ein Mitarbeiter nicht auf seine Funktion bei der Thüringer Netkom berufen.
3. Chancengleichheit und gegenseitiger Respekt
Die Thüringer Netkom bekennt sich zur Chancengleichheit und Vielfalt. Niemand wird wegen seines Geschlechts, Alters, einer Behinderung, seiner Nationalität, Hautfarbe, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Orientierung benachteiligt. Von allen Mitarbeitern wird erwartet, dass sie in ihrem Arbeitsumfeld die Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen respektieren. Diskriminierung, Belästigung und Beleidigung werden nicht hingenommen.
III. Umgang mit Geschäftspartnern, Dritten und staatlichen Stellen
1. Beachtung des Kartellrechts
1.1.
Die Thüringer Netkom bekennt sich zu offenen Märkten und fairem Wettbewerb. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die kartellrechtlichen Vorschriften zu beachten. Zuwiderhandlungen sind mit Geldbußen oder Strafen bedroht. Verstöße gegen das Kartellrecht können darüber hinaus die Nichtigkeit der entsprechenden Vereinbarung zur Folge haben und sind geeignet, das Vermögen und die Reputation der Thüringer Netkom erheblich und nachhaltig zu schädigen.
1.2.
Verboten sind insbesondere Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen, die eine Verhinderung oder Einschränkung des Wettbewerbs bewirken oder bezwecken. Bei Kontakten mit Wettbewerbern ist darauf zu achten, dass keine Informationen entgegengenommen oder gegeben werden, die Rückschlüsse auf das gegenwärtige oder künftige Marktverhalten der Thüringer Netkom oder das der Wettbewerber ermöglichen. Die Zahl der Wettbewerberkontakte ist auf das absolut notwendige Minimum zu beschränken; Regelungen zur Einschaltung einer Clearingstelle Wettbewerberkontakte sind zu beachten. Aufgrund einer möglichen Marktposition unterliegt Thüringer Netkom gegebenenfalls besonderen Regeln. Verboten ist insbesondere der Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung. Die Feststellung einer marktbeherrschenden Stellung ist ebenso vom Einzelfall abhängig wie die Grenzen einer noch zulässigen Verhaltensweise.
1.3.
Für die Thüringer Netkom gelten die „Leitlinien Kartellrecht“ in ihrer jeweiligen Fassung. In Zweifelsfällen ist frühzeitig Kontakt mit dem für Kartellrecht zuständigen Referenten des Geschäftsbereiches Recht aufzunehmen.
2. Korruption
Die Thüringer Netkom bekennt sich zu den im UN-Global Compact niedergelegten Werten , weltweit gegen jede Form der Korruption vorzugehen. Korruption ist durch internationale Konventionen und nationale Gesetze verboten. Gesetzliche Verbote gelten sowohl für Geschäfte zwischen Unternehmen als auch für Kontakte mit Politikern und Amtsträgern. Zuwiderhandlungen sind mit Strafen oder Geldbußen bedroht und geeignet, das Vermögen und die Reputation der Thüringer Netkom erheblich und nachhaltig zu schädigen.
Korruption ist der Missbrauch der einer Person von öffentlicher oder privater Seite eingeräumten Macht- oder Vertrauensstellung durch die Bereitschaft, die Ausübung dieser Befugnisse von Zuwendungen Dritter abhängig zu machen. Ein Amtsträger darf im Rahmen seiner Dienstausübung keine Gegenleistung in Form eines Vorteils für sich oder Dritte fordern oder annehmen. Ein Vertreter eines Unternehmens darf im geschäftlichen Verkehr für eine unlautere Bevorzugung beim Bezug von Waren oder Dienstleistungen keine Gegenleistung in Form eines Vorteils für sich oder Dritte fordern oder annehmen. Verboten und strafbar ist insoweit sowohl die Gewährung als auch die Annahme von Zuwendungen zur Beeinflussung eines Entscheidungsprozesses.
3. Gewährung und Annahme von Zuwendungen
3.1.
Im Umgang mit Geschäftspartnern und Wettbewerbern sowie staatlichen Stellen dürfen Mitarbeiter Zuwendungen nur dann annehmen oder gewähren, wenn bereits der bloße Eindruck einer beabsichtigten oder tatsächlichen Beeinflussung von Entscheidungsprozessen ausgeschlossen ist. Geschäftspartner sind z. B. Kunden, Lieferanten und Dienstleister sowie Dritte, mit denen derartige Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden sollen. Wettbewerber sind Unternehmen, die mit der Thüringer Netkom auf einzelnen Märkten konkurrieren oder konkurrieren können. Zuwendungen sind z. B. Geschenke, Bewirtungen, Einladungen zu Veranstaltungen, Übernahme von Reisekosten und nicht marktübliche Dienstleistungen; ob sie direkt oder indirekt (z. B. an Angehörige, nahestehende Vereine, Organisationen oder Unternehmen) gewährt werden, ist unerheblich.
Bei der Annahme und Gewährung von Zuwendungen im Umgang mit Geschäftspartnern und Wettbewerbern sowie staatlichen Stellen sind die nachfolgenden Grundsätze zu beachten. In Zweifelsfällen hat der Mitarbeiter die Annahme oder Gewährung einer Zuwendung vorab mit dem Vorgesetzten oder dem Compliance-Officer abzustimmen. Entspricht eine Zuwendung diesem Verhaltenskodex, so können ungeachtet dessen steuerliche Verpflichtungen sowohl auf Seiten der Thüringer Netkom als auch auf Seiten des Mitarbeiters zu beachten sein. Zweifelsfragen sowohl in Bezug auf erhaltene als auch gegebene Zuwendungen sind vorab mit dem Bereich Steuern der Thüringer Netkom abzuklären.
3.2.
Das Fordern von Zuwendungen ist in jedem Falle unzulässig.
3.3.
Geldgeschenke und nicht marktübliche Rabatte dürfen Mitarbeiter weder gewähren noch annehmen.
3.4.
Sachgeschenke, Bewirtungen, Einladungen und sonstige Zuwendungen dürfen Mitarbeiter nur dann gewähren und annehmen, wenn sie keinen unangemessen hohen Wert haben und weder die Grenzen der Geschäftsüblichkeit noch den persönlichen Lebensstandard der Beteiligten übersteigen. In Zweifelsfällen ist die Zuwendung vorab mit dem Compliance-Officer abzustimmen.
3.5.
Für Zuwendungen an Amtsträger gelten besonders strenge Vorgaben. Amtsträger sind z. B. Ministerialbeamte, Staatssekretäre, Minister, Bürgermeister, Finanzbeamte und Angehörige der Kommunalverwaltungen. Auch leitende Mitarbeiter (z. B. Geschäftsführer) von Unternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist oder auch Private, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen, können als Amtsträger anzusehen sein. Über geringwertige Aufmerksamkeiten hinausgehende Zuwendungen an Amtsträger sind vorab mit dem Compliance-Officer abzustimmen; dies gilt auch für Zweifelsfälle hinsichtlich der Eigenschaft als Amtsträger. Ergänzend gilt hier der Verhaltenskodex derThüringer Netkom GmbH für Veranstaltungen mit Beteiligung kommunaler Repräsentanten.
3.6.
Höherwertige Zuwendungen können ausnahmsweise zulässig sein in Ländern, in denen dies der Sitte und Höflichkeit entspricht. Erforderlich ist in jedem Einzelfall die Zustimmung des Compliance-Officers und des Vorstands.
3.7.
Sitzungen und anderweitige Veranstaltungen der Gremien der Thüringer Netkom haben ausschließlich der Verwirklichung des in der jeweiligen Satzung bestimmten Unternehmensgegenstandes zu dienen. Gremiensitzungen finden grundsätzlich am Sitz der Gesellschaft oder an einem sonstigen Ort statt, den der Gremienvorsitzende nach sachlich-logistischen Zweckmäßigkeitsgesichtspunkten bestimmt.
4. Einschaltung von Vermittlern
4.1.
Die Einschaltung von Vermittlern, Agenten und Beratern (nachfolgend einheitlich „Vermittler“ genannt) ist ein wesentliches und unumgängliches Mittel für einen erfolgreichen Marktauftritt. Andererseits kann die Einschaltung derartiger Dritter als Gestaltungsmittel zur Verschleierung von illegalen Zahlungen und zur Umgehung des Korruptionsverbots genutzt werden. Beim Abschluss von Verträgen mit Vermittlern ist bereits der bloße Eindruck eines Missbrauchs zu vermeiden.
Bei der Auswahl und Beauftragung von Vermittlern sind die nachfolgenden Grundsätze zu beachten. Die Einzelheiten sind in der Richtlinie Vermittlerverträge der Thüringer Netkom GmbH in ihrer jeweils gültigen Fassung geregelt.
4.2.
Vermittlerverträge werden nur mit Personen oder Gesellschaften abgeschlossen, die durch ihre Qualifikation nachvollziehbar zur Entwicklung konkreter Projekte beitragen können. Die Auswahl des Vermittlers erfolgt anhand eines detaillierten Anforderungsprofils und wird umfassend dokumentiert.
4.3.
Vermittlerverträge bedürfen der Schriftform und haben die vereinbarten Leistungen detailliert zu beschreiben. Die Höhe der Vergütung muss in einem angemessenen Verhältnis zum Wert der Leistung stehen. Zahlungen an Vermittler erfolgen bargeldlos und grundsätzlich erst nach der Erbringung der vereinbarten (Teil-) Leistungen.
5. Auswahl von Lieferanten und Anbietern von Dienstleistungen
5.1.
Die Auswahl von Lieferanten und Anbietern von Dienstleistungen erfolgt in einem vorab festgelegten Verfahren nach objektiven und nachvollziehbaren Kriterien. Aufträge werden – soweit möglich – auf der Basis von Wettbewerbsangeboten vergeben. Maßgebend ist hier die Einkaufsrichtlinie der Thüringer Netkom in ihrer jeweils aktuellen Fassung.
5.2.
Jeder mit der Auswahl von Lieferanten und Anbietern von Dienstleistungen befasste Mitarbeiter hat ein persönliches Interesse, das das Auswahlverfahren beeinflussen könnte, seinem Vorgesetzten mitzuteilen.
5.3.
Kein Mitarbeiter darf private Aufträge von einem Anbieter ausführen lassen, mit dem er im Rahmen seiner dienstlichen Aufgaben zu tun hat, sofern er nicht vorab die Zustimmung seines Vorgesetzten eingeholt hat.
6. Spenden
Die Thüringer Netkom bekennt sich zu ihrer gesellschaftlichen Verantwortung und ist im Rahmen der jeweiligen Rechtsordnung und des wirtschaftlich Möglichen grundsätzlich bereit, gemeinnützige Belange durch Spenden zu unterstützen. Gemeinnützige Belange sind z. B. wissenschaftliche, kulturelle, soziale, sportliche und gesellschaftliche Aufgaben. Spenden sind Geld- oder Sachzuwendungen, die ausschließlich die Förderung der gemeinnützigen Belange bezwecken und ohne eine Gegenleistung seitens des Empfängers oder Dritter vergeben werden. Spenden dürfen insbesondere nicht als Gegenleistung im Rahmen der Dienstausübung eines Amtsträgers oder für eine Entscheidung eines Unternehmensvertreters angeboten oder gewährt werden. Bestehen Anhaltspunkte dafür, dass Spendenempfänger rechtlich oder wirtschaftlich einem Amtsträger bzw. einer Personengruppe unter Einschluss mindestens eines Amtsträgers oder eines für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten, die in dienstlicher Beziehung zur Thüringer Netkom stehen, zugerechnet werden können, ist die Einwilligung des Compliance-Officers einzuholen.
7. Sponsoring
Sponsoring ist die vertragliche Partnerschaft mit einer Organisation oder einem Veranstalter, bei der gegen eine vereinbarte finanzielle Förderung bestimmte Rechte und Vorteile gewährt werden, die die Kommunikations- und Marketingziele des Unternehmens und insbesondere dessen Reputation und Image sowie die Entwicklung der Marke Thüringer Netkom unterstützen. Dabei ist darauf zu achten, dass kein Missverhältnis zwischen den Leistungen als Sponsor und dem wirtschaftlichen Zweck der Maßnahme besteht. Sponsoring darf nicht als Gegenleistung im Rahmen der Dienstausübung eines Amtsträgers oder für eine Entscheidung eines Unternehmensvertreters angeboten oder gewährt werden. Bestehen Anhaltspunkte dafür, dass der Partner des Sponsoring rechtlich oder wirtschaftlich einem Amtsträger bzw. einer Personengruppe unter Einschluss mindestens eines Amtsträgers oder eines für den öffentlichen Dienst besonders Verpflichteten, die in dienstlicher Beziehung zur Thüringer Netkom stehen, zugerechnet werden können, ist die Einwilligung des Compliance-Officers einzuholen.
IV. Vermeidung von Interessenkonflikten
1. Grundsatz
Die Thüringer Netkom legt Wert darauf, dass die Mitarbeiter bei ihrer dienstlichen Tätigkeit nicht in Interessen- oder Loyalitätskonflikte geraten. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, einen möglichen Konflikt zwischen dienstlichen und privaten Interessen unverzüglich seinem Vorgesetzten mitzuteilen. Zu Interessenkonflikten kann es vor allem dann kommen, wenn ein Mitarbeiter als Wettbewerber auftritt oder für ein anderes Unternehmen tätig oder an ihm beteiligt ist oder wesentliche Rechtsgeschäfte mit der Thüringer Netkom abschließt.
2. Wettbewerbsverbot
Jede unmittelbare oder mittelbare Tätigkeit für ein Unternehmen, das mit der Thüringer Netkom direkt oder indirekt im Wettbewerb steht, ist nicht gestattet. Ausnahmsweise kann der Bereich Personalmanagement mit Einwilligung des Compliance-Officers einer solchen Tätigkeit vor deren Aufnahme zustimmen. Kein Mitarbeiter darf Geschäftschancen, die sich für die Thüringer Netkom ergeben, zum eigenen oder zum Vorteil Dritter ausnutzen.
3. Nebentätigkeiten
3.1.
Nebentätigkeit ist die Ausübung einer weiteren Tätigkeit, insbesondere
- als Vorstand oder Geschäftsführer,
- als Mitglied eines Aufsichts-, Verwaltungs- oder Beirats,
- als Arbeitnehmer oder
- in sonstiger Funktion bei einem konzernfremden Unternehmen.
3.2.
Die Aufnahme einer Nebentätigkeit eines Mitarbeiters bei einem Kunden oder Lieferanten der Thüringer Netkom oder einem sonstigen Unternehmen, mit dem der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit für die Thüringer Netkom in Kontakt steht, ist – soweit nicht anderweitig gestattet – nur nach Einwilligung durch den Bereich Personalmanagement gestattet. Der Bereich Personalmanagement hat vor der Zustimmung die Einwilligung des Compliance-Officers einzuholen.
3.3.
Die Aufnahme einer sonstigen Nebentätigkeit, die geeignet ist, die Arbeitsleistung eines Mitarbeiters nachteilig zu beeinflussen, ist nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Bereich Personalmanagement gestattet.
3.4.
In allen anderen Fällen ist die Aufnahme einer Nebentätigkeit dem Bereich Personalmanagement vorbehaltlich einer anderweitigen arbeits- oder sonstigen vertraglichen Regelung anzuzeigen.
4. Wesentliche finanzielle Beteiligungen
4.1.
Als wesentliche finanzielle Beteiligung gilt jede direkte oder indirekte wirtschaftliche Beteiligung in Höhe von mehr als 1 % an einer Gesellschaft.
4.2.
Eine wesentliche finanzielle Beteiligung eines Mitarbeiters an einem Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten der Thüringer Netkom oder an einem sonstigen Unternehmen, mit dem der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit für die Thüringer Netkom in Kontakt steht, bedarf der Einwilligung durch den Compliance-Officer.
4.3.
Eine wesentliche finanzielle Beteiligung eines engen Familienangehörigen eines Mitarbeiters an einem Wettbewerber, Kunden oder Lieferanten von Thüringer Netkom oder an einem sonstigen Unternehmen, mit dem der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit für Thüringer Netkom in Kontakt steht, ist vom Mitarbeiter dem Compliance-Officer unverzüglich anzuzeigen.
5. Wesentliche Rechtsgeschäfte mit Thüringer Netkom
5.1.
Erwerb, Anmietung oder Pacht eines Grundstücks, Gebäudes oder sonstiger Vermögensgegenstände im Wert von mehr als 2.500,00 € (bei Anmietung oder Pacht ist auf die monatliche Rate abzustellen) von einer Thüringer Netkom-Konzerngesellschaft durch einen Mitarbeiter oder einen engen Familienangehörigen eines Mitarbeiters sind – soweit nicht anderweitig geregelt – dem Compliance-Officer anzuzeigen.
Dies gilt auch für Verkauf, Vermietung oder Verpachtung eines Grundstücks, Gebäudes oder sonstiger Vermögensgegenstände im Wert von mehr als 2.500,00 € (bei Vermietung oder Verpachtung ist auf die monatliche Rate abzustellen) an eine Thüringer Netkom-Konzerngesellschaft durch einen Mitarbeiter oder einen engen Familienangehörigen eines Mitarbeiters.
5.2.
Die Vergabe von Darlehen an und die Übernahme von Garantien oder Bürgschaften für einen Mitarbeiter oder einen engen Familienangehörigen eines Mitarbeiters durch die Thüringer Netkom ist – soweit nicht anderweitig geregelt – dem Bereich Personalmanagement anzuzeigen.
V. Umgang mit Informationen
1. Aufzeichnungen und Berichte
Die Thüringer Netkom bekennt sich zu einer korrekten und wahrheitsgemäßen Berichterstattung gegenüber Investoren, Mitarbeitern, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit. Alle Aufzeichnungen und Berichte müssen gesetzeskonform sein. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung müssen Datenerfassungen und andere Aufzeichnungen stets vollständig, richtig, zeit- und systemgerecht sein.
2. Vertraulichkeit
2.1.
Vertrauliche Geschäftsinformationen oder Betriebsgeheimnisse (beispielsweise Finanzdaten, Geschäftsstrategien, geplante Transaktionen) dürfen gegenüber Unbefugten weder während noch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses preisgegeben werden.
2.2.
Die direkte oder indirekte Nutzung vertraulicher Geschäftsinformationen während des Beschäftigungsverhältnisses und nach dessen Beendigung zum persönlichen Vorteil des Mitarbeiters oder Dritter oder zum Nachteil der Thüringer Netkom ist untersagt.
2.3.
Alle Mitarbeiter sind zur aktiven Sicherung vertraulicher Daten gegen Zugriff durch Dritte entsprechend den jeweils aktuellen Richtlinien verpflichtet.
3. Datenschutz
Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, die externen und internen datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und insbesondere aktiv dazu beizutragen, dass personenbezogene Daten zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. In Zweifelsfällen ist der Datenschutzbeauftragte anzusprechen. Festgestellte Datenschutzverstöße sind unverzüglich dem Vorgesetzten und dem Datenschutzbeauftragten zu melden.
VI. Umgang mit Eigentum und Ressourcen des Unternehmens
Die missbräuchliche Nutzung von Unternehmenseigentum und der missbräuchliche Einsatz von Mitarbeitern zur Erfüllung unternehmensfremder Zwecke sind nicht gestattet.
VII. Umwelt, Arbeitssicherheit und Gesundheit
Der Schutz von Mensch und Umwelt hat bei der Thüringer Netkom Priorität. Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz von Mensch, Umwelt und Sachwerten in seinem Arbeitsumfeld mitverantwortlich. Alle Gesetze, Vorschriften, Richtlinien und technischen Regeln zu Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind einzuhalten. Jeder Vorgesetzte hat hinsichtlich der auszuführenden Tätigkeiten, der Vor-Ort-Bedingungen, der eingesetzten Stoffe, Anlagen und Betriebsmittel im Rahmen seiner Gefährdungsbeurteilung seine Mitarbeiter zu unterweisen, zu unterstützen und zu beaufsichtigen.
Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf die jeweils geltenden Richtlinien zum Umweltschutz und zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz verwiesen. Jeder Mitarbeiter wirkt entsprechend der Zertifizierung des integrierten Managementsystems (nach OHSAS 18001 und DIN EN ISO 14001) an der Ausgestaltung dieses Managementsystems aktiv mit.
VIII. Compliance-Organisation der Thüringer Netkom
1. Compliance-Officer der Thüringer Netkom
1.1.
Für die Umsetzung des Verhaltenskodex ist der Compliance-Officer der Thüringer Netkom im Rahmen der Compliance-Richtlinie in ihrer jeweiligen Fassung verantwortlich. Der Compliance-Officer der Thüringer Netkom berichtet fachlich an den für Recht zuständigen Vorstand.
1.2.
Maßgeblich für das Handeln des Compliance-Officers der Thüringer Netkom ist die Compliance-Richtlinie der Thüringer Netkom in ihrer jeweils gültigen Fassung. Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf die Compliance-Richtlinie verwiesen.
2. Fragen zum Verhaltenskodex
Der Verhaltenskodex beschreibt nur die Grundsätze eines rechtlich und ethisch gebotenen Verhaltens. Bei Auslegungsproblemen und Fragen zur Anwendung des Verhaltenskodex haben sich die Mitarbeiter an ihren Vorgesetzten oder den Compliance-Officer zu wenden; dieser steht auch als Berater in allen Compliance-Angelegenheiten zur Verfügung. Der Compliance-Officer ist zur vertraulichen Behandlung von Compliance-Angelegenheiten verpflichtet.
3. Bestätigung der Einhaltung des Verhaltenskodex
3.1.
Die Umsetzung des Verhaltenskodex und die Sicherstellung seiner Einhaltung ist eine Führungsaufgabe. Die Mitglieder Vorstands und alle Führungskräfte werden insbesondere im Rahmen der von ihnen geführten Mitarbeitergespräche die Werte der Thüringer Netkom und die durch den Verhaltenskodex vermittelten wesentlichen Grundsätze und Regeln für rechtmäßiges und verantwortungsbewusstes Verhalten thematisieren und sich von deren Beachtung im Unternehmensalltag überzeugen.
3.2.
Alle leitenden Angestellten im Sinne des § 5 BetrVG werden für sich und ihren Verantwortungsbereich die Einhaltung des Verhaltenskodex jeweils zum Jahresende gegenüber ihrem Vorstand schriftlich bestätigen. Die Mitglieder des Vorstands geben ihre Erklärungen gegenüber dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats ab.
4. Meldungen von Verstößen gegen den Verhaltenskodex
4.1.
Jeder Mitarbeiter hat bei Verstößen gegen den Verhaltenskodex seinen Vorgesetzten oder den Compliance-Officer unverzüglich zu informieren. Als Verstöße gegen den Verhaltenskodex gelten auch Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und Rechnungslegungsgrundsätze, die zu unzutreffenden Aussagen im Jahresabschluss oder Lagebericht führen können, grundsätzlich unabhängig von ihrer Wesentlichkeit. Derartige Verstöße liegen insbesondere vor bei Täuschungen (bewusst unrichtige Angaben im Abschluss oder Lagebericht sowie Fälschungen in der Buchführung oder deren Grundlagen, Manipulationen, unerlaubte Änderungen der Buchführung und deren Grundlagen sowie bewusst falsche Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen), Vermögensschädigungen (widerrechtliche Aneignung oder Verminderung von Gesellschaftsvermögen sowie auf die Erhöhung von Verpflichtungen für das Gesellschaftsvermögen gerichtete Handlungen von gesetzlichen Vertretern, Mitarbeitern oder Dritten, Unterschlagungen und Diebstahl) oder sonstige Gesetzesverstöße (beabsichtigte oder unbeabsichtigte Handlungen und Unterlassungen, die in Widerspruch zu Gesetzen, Gesellschaftsvertrag oder Satzung stehen).
Der Inhaber der Funktion des Compliance-Officers der Thüringer Netkom ist der aktuellen Intranet-Seite zu entnehmen. Eine Mitteilung an den Compliance-Officer ist in schriftlicher, elektronischer oder telefonischer Form möglich. Die Mitteilung kann darüber hinaus anonym erfolgen. Dazu ist ebenfalls im Intranet ein spezieller Weblink (Quicklinks/Kontakte/Whistleblower) vorhanden, bei dessen Benutzung eine Rückverfolgung der Meldung ausgeschlossen ist. Der Compliance-Officer gewährleistet eine unabhängige und objektive Bearbeitung aller an ihn gerichteten Anliegen. Er steht allen Mitarbeitern als Ansprechpartner sowohl zur Beantwortung von Fragen als auch als Berater im Zusammenhang mit Compliance und Regelverstößen zur Verfügung.
4.2.
Die Meldungen werden vertraulich behandelt. Soweit die Identität des Beschwerdeführers bekannt ist, wird sie geheim gehalten. Dem Beschwerdeführer wird auf Wunsch über die Behandlung seiner Beschwerde Auskunft gegeben.
4.3.
Sanktionen gegen den Beschwerdeführer aufgrund seiner Meldung sind untersagt. Dies gilt auch, wenn sich ein Hinweis als inhaltlich unzutreffend erwiesen hat, soweit er in gutem Glauben gegeben wurde. Die privaten Rechte Dritter werden durch diese Regelung nicht berührt.
5. Folgen von Verstößen gegen den Verhaltenskodex
Verstöße gegen die Regelungen dieses Verhaltenskodex können zu arbeitsrechtlichen Sanktionen einschließlich einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses und zu weiteren rechtlichen Schritten führen.